Główne funkcje

Dokumenty
Twórz, utrzymuj, kontroluj i archiwizuj wszystkie dokumenty za pomocą tylko jednego oprogramowania. Panotica Hydra zapewnia pełny przegląd wszystkich procesów kontroli dokumentów: kto utworzył dokument, kto go sprawdził, kto go zatwierdził i kto go potwierdził. Wszystkie rodzaje popularnych dokumentów można przeglądać i edytować online za pomocą zintegrowanej aplikacji Office.
Czytaj więcej... System umożliwia definiowanie użytkowników uprawnionych do przeglądu, opiniowania i zarządzania dokumentami, a także wersjonowanie i określanie statusu dokumentów, przypisywanie do procesów. Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów umożliwia szukanie po treści zawartej w plikach przypiętych do dokumentu.

Cechy modułu:
  • Z poziomu metryki dokumentu można dokonać edycji obiektu oraz załączonych plików. Dokument może mieć różne statusy – w przygotowaniu, aktualny bądź archiwalny.
  • Pod jeden dokument można podpiąć wiele plików. Pliki te mogą mieć status aktualny lub archiwalny. Pozwala to gromadzić archiwa, a jako aktualne oznaczać tylko najnowsze wersje plików.
  • Dokumenty można powiązać z innymi dokumentami, a także procesami, audytami, niezgodnościami i obiektami infrastruktury.
  • System pozwala na podgląd lub edycję plików w przeglądarce internetowej bez potrzeby pobierania pliku na dysk komputera. Podczas edycji następuje automatyczny zapis wersji pliku na serwerze.
  • Do dokumentu można przypisać użytkowników uprawnionych do: przeglądu, opiniowania, zarządzania dokumentem (edycji).
  • Zdefiniowanie w uprawnieniach do dokumentu wymagania przeglądu spowoduje powiadomienie wszystkich osób uprawnionych do przeglądu na ich Tablicę Informacyjną.
  • Zatwierdzanie dokumentów realizowane jest poprzez funkcję opiniowania – wystarczy, że właściciel dokumentu zdefiniuje odpowiednie osoby opiniujące, a system powiadomi je o tym wymaganiu.
Procesy
Definiuj i planuj procesy w łatwy i praktyczny sposób, w zgodzie z istniejącymi standardami. Panotica Hydra pozwala przedstawiać procesy w prostych, dobrze zorganizowanych strukturach, aby wszyscy w firmie mogli zrozumieć, wprowadzić i stale optymalizować ważne dane. Za pomocą wbudowanego narzędzia graficznego system zapewnia również łatwy w użyciu projekt mapy procesu. Właściwy opis procesów zapewni nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem firmy i przełoży się na optymalizację podejmowanych działań.
Czytaj więcej... System posiada moduł procesów zorganizowanych w postaci grup, gdzie każdy proces może posiadać zdefiniowany proces nadrzędny oraz procesy wejściowe i wyjściowe. Dodawanie kolejnych elementów jest niezwykle proste.

Elementem wdrożenia jest zbudowanie właściwej struktury procesów, określenie powiązanych z nimi innych procesów oraz zdefiniowanie dokumentów związanych z procesami. Każdy proces w trybie edycji ma możliwość określenia wymienionych własności.

Proces może być powiązany z dokumentami, wyrobami, obiektami infrastruktury, ryzykami i szansami, audytami, niezgodnościami oraz mieć przypisane działania.

Dla procesu można określić wskaźniki, zdefiniować cykl pomiarowy i osoby odpowiedzialne, które w odpowiednich momentach będą otrzymywały komunikaty systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
Niezgodności
Zidentyfikuj i kontroluj niezgodności określając pierwotną przyczynę i wdrażając wszelkie niezbędne działania naprawcze. Moduł Niezgodności opiera się na analizie i ocenie zarejestrowanych komentarzy i wniosków. Następnie planowane i podejmowane są krótko i długoterminowe działania, które mają na celu zapobieżenie ponownemu wystąpienia danej niezgodności. W celu znalezienia przyczyn źródłowych prosta, ale skuteczna technika 5 WHY jest jednym z narzędzi dostępnych w module niezgodności.
Czytaj więcej... Niezgodności mogą być dodawane przez uprawnionych użytkowników systemu, również jako wynik prowadzonych audytów. Niezgodność może być wewnętrzna lub zewnętrzna (np. reklamacja od klienta). W metryce niezgodności, jako obszar niezgodny można wskazać audyt, proces, dokument, projekt lub wyrób. Można również powiązać inne niezgodności, które wystąpiły wcześniej.

Wskazane jest, aby w przedsiębiorstwie była zidentyfikowana maksymalna ilość przyczyn niezgodności występujących w procesach. Sporządzenie prawidłowego katalogu przyczyn w formie drzewka gwarantuje prawidłową obsługę występujących niezgodności.

Cechy modułu:
  • Przeprowadzenie analizy niezgodności metodyką 5WHY zapewni sprawne wykrycie przyczyny i przejście do planowania działań.
  • Niezgodność posiada przypisaną osobę odpowiedzialną za analizę i doprowadzenie do zaplanowania działań, ich ocenę oraz zamknięcie niezgodności.
  • Działania w niezgodności mogą być adresowane do dowolnych użytkowników systemu. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Działania te będą dostępne w ogólnym rejestrze działań systemu, w którym znajdują się również działania powiązane z innymi modułami lub działania niezwiązane.
  • Lista niezgodności posiada przybornik z zasobem filtrów pozwalających m.in. wyświetlać niezgodności według ich statusu, rodzaju czy powiązań z innymi modułami. Jest też dostępny podział na niezgodności względem pracowników i statusów działań.
Audyty
Przeprowadzaj wydajne i skuteczne audyty oraz korzystaj z dowolnie definiowanych kwestionariuszy. Panotica Hydra umożliwia modelowanie każdego procesu, specyfikacji produktu oraz szczegółów systemowych firmy lub obszaru odpowiedzialności. Audyty mogą być uruchamiane ad hoc lub na podstawie wcześniej ustalonego harmonogramu. W wyniku audytów generowane są wnioski i potencjalne niezgodności.
Czytaj więcej... Planowanie działań o charakterze audytowym zapewnia właściwe monitorowanie procesów w każdym przedsiębiorstwie. Harmonogramy audytów określają obszar audytowania, cele oraz szczegółowy zakres monitorowania. W wyniku audytów generowane są wnioski oraz potencjalne niezgodności. Istotnym elementem jest system powiadomień, który informuje wszystkie zainteresowane osoby w firmie o zaplanowaniu audytów, konieczności ich przeprowadzenia i wprowadzeniu stosownych informacji do bazy.
Systemy jakości zgodne z normą ISO 9001 zakładają planowanie i realizację zorganizowanych działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa.

System umożliwia planowanie działań audytowych dla następujących obszarów:
  • Wyroby
  • Działania
  • Procesy
  • Dokumenty
  • Obiekty – np. linie produkcyjne i piony technologiczne
Wynikiem planowania audytów jest tzw. harmonogram audytów. Istnieje możliwość założenia dowolnej ilości harmonogramów dla danego roku kalendarzowego. Przykładowo każdy harmonogram może być przygotowany dla wybranego obszaru: wyrobu, systemu, procesu. Od użytkownika zależy sposób rozplanowania audytów w harmonogramach.

Rejestr audytów można przeglądać jako oś czasu lub listę. Odpowiednie ustawienia wyszukiwania w przyborniku systemowym pozwolą odfiltrować audyty o wymaganym statusie, dla określonego obszaru audytowania lub przypisane do wybranego harmonogramu.

W metryce audytu można zdefiniować cel i zakres audytu, terminarz audytowy z miejscem audytu, audytorami oraz przedstawicielem (np. procesu).

Ankieta audytowa pozwala stworzyć pytania i udzielić na nie odpowiedzi, a w raporcie jest możliwość zarejestrowania niezgodności.

Alerty systemowe będą powiadamiały o zadaniach do wykonania na dwóch poziomach aplikacji – w metryce audytu oraz na tablicy informacyjnej użytkownika.
Projekty
Panotica Hydra wspiera Ciebie podczas wstępnego przygotowania i planowania projektów, aż do ich pomyślnego zakończenia. System jest oprogramowaniem opartym na bazie danych, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą wspólnie pracować nad danym projektem w czasie rzeczywistym. Przedstawiany moduł umożliwia wspomaganie przedsiębiorstwa w zarządzaniu, koordynowaniu i nadzorowaniu zadań w projektach. Zadania posiadają określone priorytety oraz terminy realizacji.
Czytaj więcej... Moduł Projekty pozwala ewidencjonować wdrożenia, angażować odpowiednie osoby do zespołów, planować działania i prowadzić dyskusje. Do realizacji projektów możemy wybrać zespół, któremu rozdzielimy realizację poszczególnych zadań.
Działania
Zdefiniuj działania naprawcze i zapobiegawcze (CAPA), aby wyeliminować istniejące lub potencjalne nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Panotica Hydra jest wyposażona w nadzór nad realizacją podjętych działań, a jej funkcje pozwalają motywować pracowników poprzez wykorzystanie aktywnych powiadomień i przypomnień. Podjęte działania mogą podlegać indywidualnej lub okresowej weryfikacji, w wyniku której przeprowadzana jest ocena ich skuteczności.
Czytaj więcej... Lista działań obejmuje zarówno działania odpowiadające przeprowadzanym procesom (obieg niezgodności, analiza ryzyk, prowadzenie projektów czy pomiary wskaźników), jak i działania niezwiązane (w formie luźno zlecanych zadań ad-hoc). Wyszukiwanie po priorytecie, rodzaju czy datach planowanego zakończenia ułatwia pracę z rejestrem. Trzy dostępne widoki – lista, układ kafelkowy lub oś czasu dają możliwość zaprezentowania rejestru w dogodny dla użytkownika sposób.

Działania mogą być adresowane do dowolnych użytkowników systemu. Realizujący otrzymuje powiadomienie na Tablicę Informacyjną o działaniu do opracowania. Po realizacji zadania działanie musi być zgłoszone do oceny. Osoba uprawniona dokonuje oceny każdego działania z osobna. Działania te będą dostępne w ogólnym rejestrze działań systemu, w którym znajdują się również działania powiązane z innymi modułami lub działania niezwiązane.

Wszystkie działania obowiązuje proces oceny skuteczności, co gwarantuje prawidłowe ich zakończenie.
Wskaźniki
Uczyń swoje procesy bardziej widoczne poprzez zdefiniowanie i monitorowanie własnych wskaźników. Prawidłowe, kompleksowe i zwięzłe wartości wskaźników stanowią nieocenione wsparcie skutecznego zarządzania firmą poprzez lepsze postrzeganie szans i ryzyk. Panotica Hydra pozwala określić wskaźniki, zdefiniować cały cykl pomiarowy oraz osoby odpowiedzialne, które będą otrzymywać powiadomienia systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
Czytaj więcej... Dla mierzonych wskaźników jest możliwość określenia działań korygujących na podstawie zgłoszonych niezgodnych wyników, a system raportowy prezentuje wykres przebiegu wskaźnika. Dostępny jest również wydruk SPC dla wskaźnika z poziomu modułu raportowego.
Ryzyka i szanse
Uzyskaj dostęp do ryzyk i możliwości występujących w przedsiębiorstwie, które są związane z procesami, działalnością gospodarczą, ochroną środowiska, zdrowiem i bezpieczeństwem. Moduł ten oparty jest na analizie SWOT, która ma pomóc w identyfikacji mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń związanych z planowaniem projektów i konkurencją biznesową.
Czytaj więcej... System pozwala na kompleksowe przeprowadzanie analizy SWOT – zdefiniowanie ryzyka i szans oraz określenie słabych i mocnych stron organizacji. System umożliwia przygotowanie wielu szablonów matryc oceniania ryzyk, które można stosować w analizach. Dla danego ryzyka/szansy można przeprowadzić wiele analiz w różnych terminach.
KONTROLA JAKOŚCI
Moduł umożliwia ewidencję przeprowadzonych kontroli jakości w przedsiębiorstwie.
Czytaj więcej... Proces kontrolny może dotyczyć pomiarów parametrów procesów (min, max, odchyłki, tolerancje) lub kontroli wizualnej (kontrola atrybutowa tak/nie).
INFRASTRUKTURA
Baza obiektów technicznych umożliwiająca ewidencję infrastruktury i narzędzi kontrolno-pomiarowych.
Czytaj więcej... System pozwala planować cykliczne działania dla obiektów technicznych – przeglądy, kalibracje, serwis. Zapewnia też automatyczne powtarzanie działań z przypomnieniami dla osoby odpowiedzialnej. Obiekt może być powiązany z procesami, wyrobami, może być też przedmiotem audytu lub projektu. Można go również związać z dokumentacją systemową lub instrukcjami modułu Dokumentacja. Dla obiektu można przetwarzać niezgodności wykorzystując do tego moduł Niezgodności.

W module istnieje możliwość tworzenia dowolnych katalogów w strukturze drzewiastej.
RAPORTY
Twórz i zarządzaj spersonalizowanymi raportami podłączonymi do innych modułów systemu. Wyniki audytów i pozostałych komponentów według ich statusu, powiązanych obiektów i użytkowników to tylko przykład wykorzystania modułu raportu. Każdy wydruk raportu może być dostosowany do potrzeb użytkownika.
Czytaj więcej... System wyposażony jest w gotowy zestaw raportów umożliwiający generowanie danych zestawieniowych z możliwością modyfikacji parametrów wejściowych (data, zakres danych, użytkownicy, etc.).
Jednym z elementów wdrożenia może być przygotowanie odpowiedniego zestawu raportów dedykowanych.
TABLICA INFORMACYJNA I SYSTEM POWIADOMIEŃ
Tablica informacyjna jest asystentem użytkownika, który zapewnia dostęp do najnowszych informacji o procesach przetwarzania danych w systemie Panotica Hydra. Tablica zawiera strefę powiadomień o zadaniach do wykonania z podziałem na wszystkie lub ważne (np. przeterminowane).
Czytaj więcej... Tablica stanowi ogólny przegląd ze wszystkich modułów, prezentuje dane statystyczne i kieruje użytkownika bezpośrednio do informacji, którymi jest zainteresowany (system przekierowań do obiektów i zdarzeń). Jednocześnie stanowi ona znaczące wsparcie użytkownika. Możliwość jej dostosowania pozwala wybrać moduły, dla których odbędzie się zautomatyzowane raportowanie.

W sekcjach odnoszących się do modułów systemu mogą być tworzone nowe rekordy, np. niezgodności lub procesy.
Wyroby
Zestaw produktów, które są pogrupowane w katalogu, z określeniem ich statusów oraz numerów ewidencyjnych.
Klienci
Baza informacji o danych identyfikacyjnych naszych kontrahentów, wraz z danymi kontaktowymi do osób reprezentujących przedsiębiorstwa.
Panel administracyjny
Dostęp do opcji systemowych, zarządzanie kontami użytkowników, dostosowanie profili, role użytkowników.
Darmowa wersja TRIAL